Toutes les disciplines sont passées du système de délai d’engagement avec phase ultérieure à un système avec une seule phase d'engagement. Cela rend le processus plus clair, plus simple et plus transparent.
La phase d'engagement commence désormais de manière uniforme à 21h00. Cette heure doit être impérativement indiquée dans l'avant-programme. La date d'ouverture est fixée par l'organisateur lui-même.
Dès la publication de l'avant-programme, l'organisateur fixe de manière contraignante le nombre de chevaux qu'un cavalier ou une cavalière est autorisé(e) à présenter dans l'épreuve concernée. Cette prescription sert de base pour la phase d'inscription. Si le règlement de la discipline concernée le permet, l'organisateur peut augmenter ce nombre pendant la phase d'inscription en cours. L'organisateur est libre de limiter ou non le nombre de participants, car il peut, comme auparavant, laisser ce nombre ouvert (c'est à dire : saisir un nombre très élevé dans le système).
Pendant la phase d'inscription, l'organisateur peut également fixer le nombre maximal de participants par épreuve et l'ajuster si nécessaire. Toutefois, une réduction n'est possible que jusqu'au nombre d'inscriptions déjà reçues.
Les participants déjà inscrits ou intéressés par une épreuve complète peuvent s'inscrire dans le système pour recevoir une notification. Si le nombre de places de départ ou de chevaux admis est augmenté ou si des places se libèrent suite à des désinscriptions, le système en informe automatiquement les participants par e-mail. Chaque cavalier peut alors se réinscrire de manière autonome à l'épreuve correspondante, à condition que des places supplémentaires soient disponibles.
Dans le système de propositions en ligne, l'organisateur peut voir à tout moment le nombre de personnes intéressées. Cela facilite la planification des épreuves et de l'ensemble de la manifestation. En cas de forte demande, des séries supplémentaires peuvent être organisées ou le nombre de places peut être ajusté.
Les règles relatives au changement de participants, de chevaux ou de couples restent inchangées. Les ajustements peuvent être effectués directement dans le système jusqu'à 16h00 la veille de l'épreuve concernée. La nouvelle règle est la suivante : chaque inscription est définitive. Il n'y a plus d'inscriptions provisoires.
Conclusion
- Le nouveau système d'inscription apporte des structures claires et des processus uniformes.
- L'organisateur définit très tôt les conditions générales contraignantes.
- Il conserve la flexibilité nécessaire pendant la phase d'inscription.
- Les participants sont informés de manière transparente et peuvent réagir de manière autonome.
- La planification des épreuves et des événements devient plus simple, plus équitable et plus fiable.
